Entreprise : tout savoir sur la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est simple au début, mais dès lors que votre entreprise prospère et emploie plusieurs collaborateurs, cela peut se compliquer. Entre le nombre de notes de frais générées par vos salariés et les demandes de remboursement qui s’entassent, comment s’organiser ? Suivez le guide sur la gestion des notes de frais.

Une note de frais, qu’est-ce que c’est ?

Une note de frais représente un justificatif recoupant une dépense effectuée par le dirigeant ou le salarié à titre personnel, mais dans le cadre d’une mission professionnelle. En d’autres termes, il s’agit d’une facture réalisée dans le but de se faire rembourser par l’entreprise. Bien sûr, la note de frais n’est valable que dans le cadre d’une dépense personnelle qui profite à l’activité de l’entreprise, qui soit justifiable et qui soit en adéquation avec le modèle économique. Mooncard.co est une solution de paiement qui s’adapte à tous les types d’activité. Pratique, cette carte de paiement peut remplacer les notes de frais des collaborateurs tout en vous permettant d’effectuer les achats et les différents frais de l’entreprise.

Comment vous faire rembourser vos notes de frais ?

En général, vous pouvez vous faire rembourser vos frais professionnels par trois différents moyens :

  • Le remboursement aux frais réels qui consiste à rendre exactement le montant des frais engagés, à condition de présenter une facture en bonne et due forme.
  • Le remboursement forfaitaire dont le barème est fixé par l’URSSAF. Ce système remplace le remboursement aux frais réels et permet d’éviter la conservation des factures. Toutefois, il n’est intéressant que pour des dépenses récurrentes.
  • La déduction fiscale personnelle permet de récupérer le montant des dépenses engagées par déduction fiscale pour frais professionnel. Elle s’applique sur la rémunération de la personne concernée.

Comment faire une note de frais ?

Pour rembourser vos collaborateurs correctement, voici les règles à suivre :

Pour une note de restaurant

En ce qui concerne une note de frais de restaurant que votre collaborateur a payée dans le cadre d’une mission professionnelle, vous devez exiger une facture à comptabiliser en note de frais et à conserver dans la comptabilité de l’entreprise avec une note qui précise le motif du repas et le nom du collaborateur concerné.

Pour une note d’hébergement

Une facture d’hébergement, que ce soit en location ou à l’hôtel, est remboursée par l’entreprise si le collaborateur vit à plus de 50 kilomètres de l’endroit où il a séjourné. Comme justificatif, l’éloignement géographique est alors utilisé.

Pour les indemnités kilométriques

Si, pour les besoins de l’entreprise, vous ou vos collaborateurs êtes amenés à utiliser votre véhicule personnel, vous êtes en droit de vous faire rembourser via une indemnisation forfaitaire pour frais kilométriques. Cela englobe les frais de carburant, d’entretien et d’usure de la voiture. L’indemnité kilométrique est estimée après chaque période selon un barème établi préalablement par l’administration.

Toutefois, pour bénéficier de ces indemnités kilométriques, il faut justifier le motif des déplacements au cours de la période mentionnée, le lieu de déplacement, le nombre de kilométrages et la puissance fiscale du véhicule. Il faut également savoir que les collaborateurs sont en droit de recevoir des indemnités kilométriques pour leur trajet du domicile au lieu de travail s’il n’y a pas de transport en commun pendant leurs horaires de travail.

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