Pourquoi adopter la gestion électronique de documents ?

Instrument phare des grandes entreprises modernes, le logiciel GED permet la gestion documentaire au sein de la société. Après scan de la paperasse, il s’équipe d’une reconnaissance automatique de documents, indispensable en vue d’archiver et de mettre en place le suivi de ces derniers.

Les solutions de gestion proposées par le logiciel

Fini les jours où l’on devait patienter deux jours ou trois afin d’obtenir un dossier déjà consulté par une tierce personne. Aujourd’hui, l’on prône le travail collaboratif et le partage de données. Et il n’y a pas mieux que la gestion de contenu pour répondre à ce besoin. Grâce à celle-ci, il est possible pour les membres d’une même équipe d’atteindre un même objectif, tout en travaillant dans différents endroits. Bien que comparée à un simple logiciel de gestion, la GED est bien plus que cela. Elle dispose de multiples fonctionnalités si l’on ne citait que sa faculté à répertorier un type de document pdf, de sorte que celui soit facilement retrouvé en cas de besoin. Le gain de temps est alors incontestable, surtout si auparavant, on avait la manie d’emporter toute une pile de classeurs pour dossiers à étudier dans son bureau. La reconnaissance automatique de documents, elle permet l’indexation selon une organisation précise et optimisée.

Les avantages du système GED

Cinq points résument les avantages de la gestion des documents. Le premier atout consiste en la réduction considérable des coûts, garantissant un retour sur investissement rapide. Traditionnellement, l’entreprise est un grand consommateur de papier, et ce, qu’elle œuvre dans la fourniture de produits ou de services. Ces consommables sont une source indéterminée de dépenses, non seulement par les travaux d’impression, mais aussi par les heures engagées par les employées dans la mise en marche du photocopieur, dans la lecture ou la vérification des documents. Abrégeant ou provoquant la suppression de certaines tâches, le système permet de gagner du temps, et d’affecter ce temps libre dans une autre activité, plus rentable pour la société.

A part cela, le nouveau système encourage le travail collaboratif des employés. Les agents sédentaires ou de terrain peuvent désormais obtenir les informations nécessaires dans la réalisation de leur travail, n’importe où et n’importe quand. Il leur est aussi autorisé de modifier certaines données jugées erronées, à même de les supprimer. Par ailleurs, le service client, véritable enjeu du marketing moderne est également bénéficiaire. Les fabricants mettent désormais, à la disposition de ses clients, des documents concernant les produits susceptibles de les intéresser, mais aussi des fichiers numériques leur concernant. Ils peuvent ainsi consulter les contrats et dernières transactions qu’ils ont réalisées en rapport avec l’entreprise. La GED paramétrable devient, en ce sens, une plateforme où se rencontrent les deux parties.

Pour finir, logiciels LAD et RAD (reconnaissance automatique de documents) sont indispensables si l’on souhaite mettre en place une banque de données de qualité sécurisée. Contrairement à la paperasse traditionnelle, le risque de perdre une fiche client est évalué à 0,05 % voire nul. Seuls les renseignements corrects sont classifiés. Dans la mesure où l’on a affaire à des informations douteuses, une réaffectation au correcteur s’effectue de manière automatique.

Rédigé par
Plus d'articles de
Pourquoi adopter la dématérialisation des factures
La dématérialisation domine tous les secteurs d’activité. Les avantages apportés par ces...
Lire la suite