Astuces pour une bonne gestion de vos documents

Particuliers comme professionnels, tous sont amenés à manipuler approximativement une dizaine de documents par jour qui sont généralement de format numérique vu que le monde est actuellement témoin d’une transformation digitale incroyable.

Qui d’entre nous ne s’est jamais retrouvé avec plein de papiers en vrac ? Qui d’entre nous n’a jamais perdu un document important par erreur ou manque d’organisation ? Aujourd’hui, nous pouvons faire nos adieux à ce genre de problèmes liés au facteur humain car la transition numérique du monde facilitera notre vie personnelle et professionnelle et nous fera aussi gagner en termes de temps et d’énergie.

Le fait que le monde soit en évolution et changement continus, nous impose également de changer notre façon de vivre et nos modes d’organisation pour pouvoir suivre l’essor des nouvelles technologies.

Du papier au numérique, quels avantages à cette transition ?

Le passage du papier au numérique est devenu nécessaire pour plusieurs raisons, à titre d’exemple : Le volume de données qui augmente de jour en jour et qui devient difficile à gérer ainsi que les économies que vous pourriez faire en éliminant les charges du papier, de la gestion des imprimantes, etc.

Sans oublier le gain de temps que vous aurez car en utilisant le format numérique vous allez pouvoir travailler rapidement et intelligemment à la fois.

A cela s’ajoute le fait que le format papier demeure un format non protégé, contrairement au format numérique qui s’avère être plus sécurisé et que vous pouvez contrôler comme vous le souhaitez.

Par-dessus tout, nous pouvons dire que la révolution numérique est synonyme de révolution écologique vu qu’elle œuvre au service du développement durable qui est devenu une priorité mondiale.

Conseils pour bien vivre la révolution numérique

Dans cet article, nous allons vous présenter quelques conseils pratiques pour optimiser la gestion de vos documents et transformer la façon dont vous travaillez avec vos fichiers.

Une fois que vous aurez numérisé l’ensemble de vos documents (contrats, factures, bulletins ou autres), sachez que vous avez la possibilité de choisir le type de format à utiliser. Au cas où vous souhaitez conserver la mise en forme de vos fichiers et/ou les diffuser, le format PDF est le plus recommandé vu ses nombreux avantages.

D’une part, le format PDF permet de conserver les différentes caractéristiques des documents lors de leur impression ou de leur affichage, peu importe le logiciel de visualisation utilisé. De plus, en utilisant ce type de format, vous garantissez la sécurité de vos contenus qui deviennent non modifiables et vous pouvez également renforcer la sécurité en ajoutant un mot de passe ou une signature numérique s’il s’agit de documents importants ou confidentiels.

D’autre part, vos documents numériques peuvent contenir des textes ou des multimédias (photographies, dessins, vidéos, sons, animations 3D) sans le moindre problème.

Documents volumineux, que faire ?

Si vous rencontrez des difficultés à stocker ou transférer vos documents car ils sont jugés trop volumineux, il suffit de les compresser sur le lien suivant : https://www.sodapdf.com/fr/.

La compression a pour seul objectif de diminuer la taille d’un fichier ou autrement dit son nombre de bits et cela à l’aide d’un algorithme, sans impacter sa qualité. Une fois vos documents compressés, vous pourrez bénéficier d’une plus grande capacité de stockage et d’une vitesse de transfert plus rapide tout en ayant conservé la qualité de base de votre fichier.

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