Entreprises : conseils pour bien choisir votre logiciel de GED

Dans le secteur de l’informatique, les pratiques deviennent rapidement obsolètes et laissent place à de nouvelles technologies plus performantes. Pour les entreprises souhaitant mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents (GED), il est impératif de bien connaitre les avantages et les inconvénients de chaque solution avant de se lancer. Voici notamment quelques conseils à retenir à cet effet.

Évaluer la performance de la base déjà installée

dématérialisationLa première chose à faire est d’évaluer l’étendue de la base installée et de s’assurer que les solutions GED retenues peuvent être utilisées de manière intensive et qu’elles sont toujours adaptées au secteur. Si elle ne répond plus aux besoins alors on pourra se tourner vers une GED plus mature et efficace et on pourra toujours demander au fournisseur de mettre en place un service de support en cas de pannes éventuelles.

Un outil GED qui a été développé par des éditeurs reconnus reste plus intéressant qu’une application récente qui n’a pas eu le temps de faire ses preuves. On choisira également une solution qui pourra évoluer au gré des besoins et qui s’adaptera aux nouvelles pratiques, rien ne sert en effet d’avoir un système de GED qui sera rapidement obsolète. Dans l’idéal, on privilégiera un logiciel doté d’une architecture pérenne (application mobile, solution de Cloud, etc.) qui va durer dans le temps et assurer une bonne productivité.

Choisir un système GED flexible

Même si l’on a déjà mis en place un système de vidéocodage pour booster la dématérialisation des factures en interne et installé des applications CRM ou ERP, on peut toujours compléter l’infrastructure informatique existante avec une solution GED. Il faudra tout de même s’assurer que la solution retenue soit flexible et puisse être intégrée à l’infrastructure déjà en place.

L’outil GED doit pouvoir aider à optimiser l’installation déjà existante et permettre de structurer et de simplifier le traitement des documents à numériser. Les comptables devraient ainsi pouvoir accéder à tous les documents d’archives numériques depuis l’ensemble des systèmes d’exploitation de l’entreprise et vérifier l’envoi des factures de manière plus efficace. En choisissant également d’opter pour une solution flexible et modulable, on pourra toujours l’utiliser même si l’entreprise grandit et que le nombre d’utilisateurs passe de 10 à 50 du jour au lendemain. Le fait de devoir multiplier les installations GED ou d’opter pour une deuxième solution plus performante génèrerait en effet des frais supplémentaires.

Opter pour des solutions GED performantes

Enfin, lorsqu’on choisit sa solution GED, il faut veiller à ne choisir que des logiciels performants, proposant par exemple une option Cloud. Que ce soit du point de vue économique ou pratique, le Cloud permet en effet de stocker efficacement tous les documents dématérialisés. S’il prend en charge 95 % des fonctionnalités du système interne alors c’est un logiciel efficace qui assura une utilisation pertinente et pratique des données enregistrées.

Plus la solution GED est performante, plus elle répondra aux besoins de gestion documentaire de l’entreprise. Dans tous les cas, il faudra penser à investir dans une solution GED adaptée à leur activité et qui soit flexible au cas où il serait nécessaire de l’associer avec une installation déjà existante.