Os desafios da desmaterialização, freios e vantagens

impacto da desmaterialização do documento 1

A desmaterialização tornou-se essencial para um bom número de empresas, independentemente do seu setor de atividade. As vantagens de configurar tal ferramenta não serão mais discutidas. Para aqueles que planejam recorrer a esse tipo de solução, aqui estão os princípios básicos.

Por que optar pela desmaterialização de documentos?

O arquivamento de documentos em papel nem sempre é uma tarefa fácil para as empresas e, além disso, é para facilitar o seu processamento, mas também o armazenamento de todos os seus documentos que se criou a desmaterialização dos documentos. . Além de facilitar o acesso ao banco de dados corporativo, a digitalização de documentos permite um melhor gerenciamento de documentos e, o mais importante, elimina totalmente o papel de todos os processos de processamento de arquivos. A desmaterialização possibilita tanto a segurança nas trocas da empresa com os funcionários, quanto o aumento da produtividade e reduzir seu impacto ecológico. A empresa também consegue gerir melhor o seu fluxo de caixa, melhorar a sua capacidade de investimento, melhorar a sua imagem e, acima de tudo, ganhar notoriedade junto dos seus colaboradores (bancos, fornecedores, clientes, etc.).

As vantagens de documentos sem papel

documento dematA desmaterialização de documentos diz respeito também a PTEs, PME e multinacionais. Suas vantagens são tão diversas quanto variadas começando com a melhoria dos processos de faturamento, desde a edição de faturas até o estilo e o envio. Além disso, estão os custos reduzidos, incluindo custos de impressão, arquivamento, custos de papel e envelope, bem como postagem. Com a implementação da automatização dos processos de faturação, os custos com processamento de faturas e taxas de cobrança também são reduzidos e os riscos de erro e fraude são eliminados de forma permanente.

O processo de processamento de faturas (preparação, envio, validação) também é simplificado e a empresa tem maior controle sobre a confidencialidade de seus embarques.Isso ocorre porque o processamento de faturas digitais é mais rápido em comparação ao processamento de faturas em papel.O acompanhamento do envio e recebimento de faturas é simplificado, reduzindo o risco de atrasos nos pagamentos e litígios.Os prazos de pagamento também são reduzidos, a rastreabilidade contábil é melhorada, as trocas são mais seguras e a gestão de caixa da empresa é otimizada.As equipes não precisam mais lidar com tarefas de baixo valor agregado e agora podem executar tarefas que contribuem melhor para o desenvolvimento do negócio.

Quais são as desvantagens?

La implementação de digitalização no entanto, os documentos podem esbarrar em alguns PTEs e PME.Na verdade, o risco de fraude não pode ser descartado quando os dados passam pela rede.Números e informações confidenciais podem ser alterados sem que a empresa perceba.No entanto, existem recursos de segurança, como arquivamento eletrônico ou assinaturas eletrônicas, que protegem efetivamente os documentos digitalizados.A implementação de servidores eficientes também é indicada para evitar problemas de armazenamento.Embora esse equipamento às vezes possa ser caro para comprar, os retornos serão sentidos no longo prazo.