Os desafios da desmaterialização, freios e vantagens

impacto da desmaterialização do documento 1

A desmaterialização tornou-se essencial para um bom número de empresas, independentemente do seu setor de atividade. As vantagens de configurar tal ferramenta não serão mais discutidas. Para aqueles que planejam recorrer a esse tipo de solução, aqui estão os princípios básicos.

Por que optar pela desmaterialização de documentos?

O arquivamento de documentos em papel nem sempre é uma tarefa fácil para as empresas e, além disso, é para facilitar o seu processamento, mas também o armazenamento de todos os seus documentos que se criou a desmaterialização dos documentos. . Além de facilitar o acesso ao banco de dados corporativo, a digitalização de documentos permite um melhor gerenciamento de documentos e, o mais importante, elimina totalmente o papel de todos os processos de processamento de arquivos. A desmaterialização possibilita tanto a segurança nas trocas da empresa com os funcionários, quanto o aumento da produtividade e reduzir seu impacto ecológico. A empresa também consegue gerir melhor o seu fluxo de caixa, melhorar a sua capacidade de investimento, melhorar a sua imagem e, acima de tudo, ganhar notoriedade junto dos seus colaboradores (bancos, fornecedores, clientes, etc.).

As vantagens de documentos sem papel

documento dematA desmaterialização de documentos diz respeito também a PTEs, PME e multinacionais. Suas vantagens são tão diversas quanto variadas começando com a melhoria dos processos de faturamento, desde a edição de faturas até o estilo e o envio. Além disso, estão os custos reduzidos, incluindo custos de impressão, arquivamento, custos de papel e envelope, bem como postagem. Com a implementação da automatização dos processos de faturação, os custos com processamento de faturas e taxas de cobrança também são reduzidos e os riscos de erro e fraude são eliminados de forma permanente.

O processo de processamento de faturas (preparação, envio, validação) também é simplificado e a empresa tem maior controle sobre a confidencialidade de seus embarques.Isso ocorre porque o processamento de faturas digitais é mais rápido em comparação ao processamento de faturas em papel.O acompanhamento do envio e recebimento de faturas é simplificado, reduzindo o risco de atrasos nos pagamentos e litígios.Os prazos de pagamento também são reduzidos, a rastreabilidade contábil é melhorada, as trocas são mais seguras e a gestão de caixa da empresa é otimizada.As equipes não precisam mais lidar com tarefas de baixo valor agregado e agora podem executar tarefas que contribuem melhor para o desenvolvimento do negócio.

Quais são as desvantagens?

La implementação de digitalização de documents peut cependant se heurter à quelques freins pour certains PTE et PME. En effet, les risques de fraudes ne sont pas à écarter comme les données transitent via le réseau. Les chiffres et les informations pourtant confidentielles peuvent ainsi être modifiés sans que l’entreprise s’en rende compte. Il existe toutefois des dispositifs de sécurité tels que le système d’archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée afin d’éviter les problèmes de stockage. Certes, de tels équipements peuvent parfois s’avérer couteux à l’achat, mais il reste que les rendements se ressentiront sur le long terme.