非物質化、ブレーキ、および利点の課題

La dématérialisation est devenue incontournable pour bons nombres d’entreprises, et ce, quel que soit leur secteur d’activité. Les avantages de la mise en place d’un tel outil ne sont d’ailleurs plus à discuter. Pour ceux qui prévoient de se tourner vers ce type de solution, voici l’essentiel à savoir.

Pourquoi opter pour la dématérialisation de documents ?

L’archivage des documents papier n’est pas toujours une tâche aisée pour les entreprises et c’est d’ailleurs pour leur faciliter le traitement, mais aussi le stockage de l’ensemble de leurs documents qu’a été créée la dématérialisation de documents. En plus de faciliter l’accès à la base de données de l’entreprise, la numérisation des documents permet de mieux gérer les documents et surtout, d’éliminer entièrement le papier de tous les processus de traitement de dossiers. La dématérialisation permet à la fois de sécuriser les échanges de l’entreprise avec les collaborateurs, de gagner en productivité et de réduire leur impact écologique. L’entreprise peut également mieux gérer sa trésorerie, améliorer sa capacité d’investissement, améliorer son image et surtout, gagner en notoriété auprès de ses collaborateurs (banques, fournisseurs, clients, etc.).

Les avantages de la dématérialisation de documents

La dématérialisation de documents concerne aussi bien les PTE, les PME et les multinationales. Ses avantages sont aussi divers que variés à commencer par l’amélioration des processus de facturation, et ce, depuis l’édition des factures en passant par la mise en plis et l’envoi de ces derniers. À cela s’ajoute la réduction des frais, notamment de l’impression, des frais d’archivage, des coûts du papier et des enveloppes, mais aussi des frais postaux. Avec la mise en place de l’automatisation des processus de facturation, les coûts de traitement des factures et des frais de relance sont par ailleurs réduits et les risques d’erreur et de fraudes sont définitivement éliminés.

Le processus de traitement des factures (l’élaboration, l’envoi, la validation) est également simplifié et l’entreprise détient une meilleure maitrise de la confidentialité de ses envois. En effet, le traitement des factures numériques est plus rapide par rapport au traitement des factures papier. Le suivi de l’envoi et de la réception des factures est simplifié, ce qui réduit les risques de retards de paiement et de litiges. Les délais de paiement sont par ailleurs raccourcis, la traçabilité comptable est améliorée, les échanges sont plus sûrs et la gestion de la trésorerie de l’entreprise est optimisée. Les équipes n’ont plus à s’atteler à des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent désormais réaliser des tâches qui participent mieux au développement de l’entreprise.

Quels en sont les inconvénients ?

La mise en œuvre de la numérisation de documents peut cependant se heurter à quelques freins pour certains PTE et PME. En effet, les risques de fraudes ne sont pas à écarter comme les données transitent via le réseau. Les chiffres et les informations pourtant confidentielles peuvent ainsi être modifiés sans que l’entreprise s’en rende compte. Il existe toutefois des dispositifs de sécurité tels que le système d’archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée afin d’éviter les problèmes de stockage. Certes, de tels équipements peuvent parfois s’avérer couteux à l’achat, mais il reste que les rendements se ressentiront sur le long terme.