Le sfide della dematerializzazione, freni e vantaggi

impatto della dematerializzazione del documento 1

La dematerializzazione è diventata essenziale per un buon numero di aziende, indipendentemente dal loro settore di attività. I vantaggi della creazione di un tale strumento non devono più essere discussi. Per coloro che intendono rivolgersi a questo tipo di soluzione, ecco le basi.

Perché optare per la dematerializzazione dei documenti?

Archiviare documenti cartacei non è sempre un compito facile per le aziende ed è inoltre per facilitare la loro elaborazione, ma anche l'archiviazione di tutti i loro documenti, che si è creata la dematerializzazione dei documenti. . Oltre a facilitare l'accesso al database aziendale, la scansione dei documenti consente una migliore gestione dei documenti e, soprattutto, elimina completamente la carta da tutti i processi di elaborazione dei file. La dematerializzazione consente sia di garantire gli scambi aziendali con i dipendenti, sia di aumentare la produttività e ridurre il loro impatto ecologico. L'azienda può anche gestire meglio il proprio flusso di cassa, migliorare la propria capacità di investimento, migliorare la propria immagine e soprattutto acquisire notorietà tra i propri dipendenti (banche, fornitori, clienti, ecc.).

I vantaggi dei documenti senza carta

documento dematLa dematerializzazione dei documenti riguarda anche PTE, PMI e multinazionali. I suoi vantaggi sono tanto diversi quanto vari a partire dal miglioramento dei processi di fatturazione, dalla modifica delle fatture allo styling e all'invio. A ciò si aggiungono costi ridotti, inclusi i costi di stampa, archiviazione, carta e buste, nonché spese di spedizione. Con l'implementazione dell'automazione dei processi di fatturazione, vengono ridotti anche i costi di elaborazione delle fatture e le commissioni di sollecito e vengono eliminati definitivamente i rischi di errore e frode.

Anche il processo di elaborazione delle fatture (preparazione, invio, convalida) è semplificato e l'azienda ha un migliore controllo sulla riservatezza delle sue spedizioni.Questo perché l'elaborazione delle fatture digitali è più veloce rispetto all'elaborazione delle fatture cartacee.Il monitoraggio dell'invio e della ricezione delle fatture è semplificato, riducendo il rischio di ritardi nei pagamenti e contenzioso.Anche i termini di pagamento vengono abbreviati, la tracciabilità contabile è migliorata, gli scambi sono più sicuri e la gestione della liquidità aziendale è ottimizzata.I team non devono più affrontare attività a basso valore aggiunto e possono ora svolgere attività che contribuiscono meglio allo sviluppo del business.

Quali sono gli svantaggi?

il implementazione della digitalizzazione i documenti possono, tuttavia, incontrare qualche freno per alcune PTE e PMI.In effetti, il rischio di frode non può essere escluso mentre i dati passano attraverso la rete.I dati e le informazioni riservate possono così essere modificati senza che l'azienda se ne renda conto.Tuttavia, esistono funzionalità di sicurezza come l'archiviazione elettronica o le firme elettroniche che proteggono efficacemente i documenti scansionati.Viene inoltre indicata l'installazione di server efficienti per evitare problemi di archiviazione.Sebbene tali apparecchiature a volte possano essere costose da acquistare, i ritorni si faranno sentire a lungo termine.