Le sfide della dematerializzazione, freni e vantaggi

impatto della dematerializzazione del documento 1

La dematerializzazione è diventata essenziale per un buon numero di aziende, indipendentemente dal loro settore di attività. I vantaggi della creazione di un tale strumento non devono più essere discussi. Per coloro che intendono rivolgersi a questo tipo di soluzione, ecco le basi.

Perché optare per la dematerializzazione dei documenti?

Archiviare documenti cartacei non è sempre un compito facile per le aziende ed è inoltre per facilitare la loro elaborazione, ma anche l'archiviazione di tutti i loro documenti, che si è creata la dematerializzazione dei documenti. . Oltre a facilitare l'accesso al database aziendale, la scansione dei documenti consente una migliore gestione dei documenti e, soprattutto, elimina completamente la carta da tutti i processi di elaborazione dei file. La dematerializzazione consente sia di garantire gli scambi aziendali con i dipendenti, sia di aumentare la produttività e ridurre il loro impatto ecologico. L'azienda può anche gestire meglio il proprio flusso di cassa, migliorare la propria capacità di investimento, migliorare la propria immagine e soprattutto acquisire notorietà tra i propri dipendenti (banche, fornitori, clienti, ecc.).

I vantaggi dei documenti senza carta

documento dematLa dematerializzazione dei documenti riguarda anche PTE, PMI e multinazionali. I suoi vantaggi sono tanto diversi quanto vari a partire dal miglioramento dei processi di fatturazione, dalla modifica delle fatture allo styling e all'invio. A ciò si aggiungono costi ridotti, inclusi i costi di stampa, archiviazione, carta e buste, nonché spese di spedizione. Con l'implementazione dell'automazione dei processi di fatturazione, vengono ridotti anche i costi di elaborazione delle fatture e le commissioni di sollecito e vengono eliminati definitivamente i rischi di errore e frode.

Le processus de traitement des factures (l’élaboration, l’envoi, la validation) est également simplifié et l’entreprise détient une meilleure maitrise de la confidentialité de ses envois. En effet, le traitement des factures numériques est plus rapide par rapport au traitement des factures papier. Le suivi de l’envoi et de la réception des factures est simplifié, ce qui réduit les risques de retards de paiement et de litiges. Les délais de paiement sont par ailleurs raccourcis, la traçabilité comptable est améliorée, les échanges sont plus sûrs et la gestion de la trésorerie de l’entreprise est optimisée. Les équipes n’ont plus à s’atteler à des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent désormais réaliser des tâches qui participent mieux au développement de l’entreprise.

Quali sono gli svantaggi?

il implementazione della digitalizzazione de documents peut cependant se heurter à quelques freins pour certains PTE et PME. En effet, les risques de fraudes ne sont pas à écarter comme les données transitent via le réseau. Les chiffres et les informations pourtant confidentielles peuvent ainsi être modifiés sans que l’entreprise s’en rende compte. Il existe toutefois des dispositifs de sécurité tels que le système d’archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée afin d’éviter les problèmes de stockage. Certes, de tels équipements peuvent parfois s’avérer couteux à l’achat, mais il reste que les rendements se ressentiront sur le long terme.