Los desafíos de la desmaterialización, frenos y ventajas

impacto de la desmaterialización de documentos1

La desmaterialización se ha vuelto imprescindible para un buen número de empresas, independientemente de su sector de actividad. Las ventajas de configurar una herramienta de este tipo ya no se discutirán. Para aquellos que planean recurrir a este tipo de solución, estos son los conceptos básicos.

¿Por qué optar por la desmaterialización de documentos?

Archivar documentos en papel no siempre es una tarea fácil para las empresas y es además para facilitar su procesamiento, pero también el almacenamiento de todos sus documentos, que se ha creado la desmaterialización de documentos. . Además de facilitar el acceso a la base de datos corporativa, el escaneo de documentos permite una mejor gestión de documentos y, lo más importante, elimina el papel por completo de todos los procesos de procesamiento de archivos. La desmaterialización hace posible tanto asegurar los intercambios de la empresa con los empleados, como aumentar la productividad y reducir su impacto ecológico. La compañía también puede gestionar mejor su flujo de caja, mejorar su capacidad de inversión, mejorar su imagen y sobre todo, ganar notoriedad entre sus empleados (bancos, proveedores, clientes, etc.).

Las ventajas de los documentos sin papel

demora del documentoLa desmaterialización de documentos afecta también a las PTE, las pymes y las multinacionales. Sus ventajas son tan diversas como variadas comenzando por mejorar los procesos de facturación, desde editar facturas hasta diseñarlas y enviarlas. A esto se agregan los costos reducidos, incluidos los costos de impresión, archivo, papel y sobres, así como el franqueo. Con la implementación de la automatización de los procesos de facturación, también se reducen los costos de procesamiento de facturas y tarifas de reclamación y se eliminan permanentemente los riesgos de error y fraude.

Le processus de traitement des factures (l’élaboration, l’envoi, la validation) est également simplifié et l’entreprise détient une meilleure maitrise de la confidentialité de ses envois. En effet, le traitement des factures numériques est plus rapide par rapport au traitement des factures papier. Le suivi de l’envoi et de la réception des factures est simplifié, ce qui réduit les risques de retards de paiement et de litiges. Les délais de paiement sont par ailleurs raccourcis, la traçabilité comptable est améliorée, les échanges sont plus sûrs et la gestion de la trésorerie de l’entreprise est optimisée. Les équipes n’ont plus à s’atteler à des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent désormais réaliser des tâches qui participent mieux au développement de l’entreprise.

¿Cuáles son los inconvenientes?

el implementación de digitalización de documents peut cependant se heurter à quelques freins pour certains PTE et PME. En effet, les risques de fraudes ne sont pas à écarter comme les données transitent via le réseau. Les chiffres et les informations pourtant confidentielles peuvent ainsi être modifiés sans que l’entreprise s’en rende compte. Il existe toutefois des dispositifs de sécurité tels que le système d’archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée afin d’éviter les problèmes de stockage. Certes, de tels équipements peuvent parfois s’avérer couteux à l’achat, mais il reste que les rendements se ressentiront sur le long terme.