Los desafíos de la desmaterialización, frenos y ventajas

impacto de la desmaterialización de documentos1

La desmaterialización se ha vuelto imprescindible para un buen número de empresas, independientemente de su sector de actividad. Las ventajas de configurar una herramienta de este tipo ya no se discutirán. Para aquellos que planean recurrir a este tipo de solución, estos son los conceptos básicos.

¿Por qué optar por la desmaterialización de documentos?

Archivar documentos en papel no siempre es una tarea fácil para las empresas y es además para facilitar su procesamiento, pero también el almacenamiento de todos sus documentos, que se ha creado la desmaterialización de documentos. . Además de facilitar el acceso a la base de datos corporativa, el escaneo de documentos permite una mejor gestión de documentos y, lo más importante, elimina el papel por completo de todos los procesos de procesamiento de archivos. La desmaterialización hace posible tanto asegurar los intercambios de la empresa con los empleados, como aumentar la productividad y reducir su impacto ecológico. La compañía también puede gestionar mejor su flujo de caja, mejorar su capacidad de inversión, mejorar su imagen y sobre todo, ganar notoriedad entre sus empleados (bancos, proveedores, clientes, etc.).

Las ventajas de los documentos sin papel

demora del documentoLa desmaterialización de documentos afecta también a las PTE, las pymes y las multinacionales. Sus ventajas son tan diversas como variadas comenzando por mejorar los procesos de facturación, desde editar facturas hasta diseñarlas y enviarlas. A esto se agregan los costos reducidos, incluidos los costos de impresión, archivo, papel y sobres, así como el franqueo. Con la implementación de la automatización de los procesos de facturación, también se reducen los costos de procesamiento de facturas y tarifas de reclamación y se eliminan permanentemente los riesgos de error y fraude.

El proceso de procesamiento de facturas (preparación, envío, validación) también se simplifica y la empresa tiene un mejor control sobre la confidencialidad de sus envíos.Esto se debe a que el procesamiento de facturas digitales es más rápido en comparación con el procesamiento de facturas en papel.Se simplifica el seguimiento del envío y la recepción de facturas, lo que reduce el riesgo de retrasos en los pagos y litigios.También se acortan los plazos de pago, se mejora la trazabilidad contable, los intercambios son más seguros y se optimiza la gestión de caja de la empresa.Los equipos ya no tienen que abordar tareas de bajo valor agregado y ahora pueden realizar tareas que contribuyan mejor al desarrollo del negocio.

¿Cuáles son los inconvenientes?

el implementación de digitalización Sin embargo, los documentos pueden tropezar con algunos frenos para algunas PTE y PYME.De hecho, no se puede descartar el riesgo de fraude cuando los datos pasan por la red.Por tanto, las cifras y la información confidencial pueden modificarse sin que la empresa se dé cuenta.Sin embargo, existen dispositivos de seguridad como el archivo electrónico o las firmas electrónicas que protegen eficazmente los documentos escaneados.También está indicada la instalación de servidores eficientes para evitar problemas de almacenamiento.Si bien la compra de dicho equipo a veces puede ser costosa, los beneficios se sentirán a largo plazo.