The challenges of dematerialization, brakes and advantages

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Dematerialization has become essential for a good number of companies, regardless of their sector of activity. The advantages of setting up such a tool are no longer to be discussed. For those planning to turn to this type of solution, here's the basics.

Why opt for the dematerialization of documents?

Archiving paper documents is not always an easy task for companies and it is moreover to facilitate their processing, but also the storage of all their documents, that the dematerialization of documents has been created. . In addition to facilitating access to the corporate database, document scanning allows for better document management and most importantly, eliminates paper entirely from all file processing processes. Dematerialization makes it possible both to secure the company's exchanges with employees, to increase productivity and reduce their ecological impact. The company can also better manage its cash flow, improve its investment capacity, improve its image and above all, gain notoriety among its employees (banks, suppliers, customers, etc.).

The advantages of paperless documents

demat documentThe dematerialization of documents concerns PTEs, SMEs and multinationals as well. Its advantages are as diverse as they are varied starting with improving invoicing processes, from editing invoices to styling and sending them. Added to this are reduced costs, including printing, archiving costs, paper and envelope costs, as well as postage. With the implementation of the automation of invoicing processes, the costs of processing invoices and dunning fees are also reduced and the risks of error and fraud are permanently eliminated.

Le processus de traitement des factures (l’élaboration, l’envoi, la validation) est également simplifié et l’entreprise détient une meilleure maitrise de la confidentialité de ses envois. En effet, le traitement des factures numériques est plus rapide par rapport au traitement des factures papier. Le suivi de l’envoi et de la réception des factures est simplifié, ce qui réduit les risques de retards de paiement et de litiges. Les délais de paiement sont par ailleurs raccourcis, la traçabilité comptable est améliorée, les échanges sont plus sûrs et la gestion de la trésorerie de l’entreprise est optimisée. Les équipes n’ont plus à s’atteler à des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent désormais réaliser des tâches qui participent mieux au développement de l’entreprise.

What are the drawbacks?

the implementation of digitization de documents peut cependant se heurter à quelques freins pour certains PTE et PME. En effet, les risques de fraudes ne sont pas à écarter comme les données transitent via le réseau. Les chiffres et les informations pourtant confidentielles peuvent ainsi être modifiés sans que l’entreprise s’en rende compte. Il existe toutefois des dispositifs de sécurité tels que le système d’archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée afin d’éviter les problèmes de stockage. Certes, de tels équipements peuvent parfois s’avérer couteux à l’achat, mais il reste que les rendements se ressentiront sur le long terme.