Die Herausforderungen der Entmaterialisierung, Bremsen und Vorteile

Auswirkungen der Dematerialisierung dokumentieren1

Dematerialisierung ist für eine große Anzahl von Unternehmen unabhängig von ihrem Tätigkeitsbereich unverzichtbar geworden. Die Vorteile der Einrichtung eines solchen Tools sind nicht mehr zu diskutieren. Für diejenigen, die sich dieser Art von Lösung zuwenden möchten, sind hier die Grundlagen.

Warum sich für die Entmaterialisierung von Dokumenten entscheiden?

Das Archivieren von Papierdokumenten ist für Unternehmen nicht immer eine leichte Aufgabe. Um die Verarbeitung, aber auch die Speicherung aller Dokumente zu erleichtern, wurde die Entmaterialisierung von Dokumenten erstellt. . Das Scannen von Dokumenten erleichtert nicht nur den Zugriff auf die Unternehmensdatenbank, sondern ermöglicht auch eine bessere Dokumentenverwaltung und eliminiert vor allem Papier vollständig aus allen Dateiverarbeitungsprozessen. Die Dematerialisierung ermöglicht es, sowohl den Austausch des Unternehmens mit den Mitarbeitern zu sichern als auch die Produktivität zu steigern und reduzieren ihre ökologischen Auswirkungen. Das Unternehmen kann auch seinen Cashflow besser verwalten, seine Investitionskapazität verbessern, sein Image verbessern und vor allem bei seinen Mitarbeitern (Banken, Lieferanten, Kunden usw.) Bekanntheit erlangen.

Die Vorteile papierloser Dokumente

Demat-DokumentDie Entmaterialisierung von Dokumenten betrifft sowohl PTEs als auch KMU und multinationale Unternehmen. Ihre Vorteile sind so vielfältig wie vielfältig Angefangen bei der Verbesserung der Rechnungsprozesse über die Bearbeitung von Rechnungen bis hin zum Gestalten und Senden. Hinzu kommen reduzierte Kosten, einschließlich Druck-, Archivierungs-, Papier- und Umschlagkosten sowie Porto. Durch die Implementierung der Automatisierung von Rechnungsstellungsprozessen werden auch die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen und Mahngebühren gesenkt und das Risiko von Fehlern und Betrug dauerhaft beseitigt.

Le processus de traitement des factures (l’élaboration, l’envoi, la validation) est également simplifié et l’entreprise détient une meilleure maitrise de la confidentialité de ses envois. En effet, le traitement des factures numériques est plus rapide par rapport au traitement des factures papier. Le suivi de l’envoi et de la réception des factures est simplifié, ce qui réduit les risques de retards de paiement et de litiges. Les délais de paiement sont par ailleurs raccourcis, la traçabilité comptable est améliorée, les échanges sont plus sûrs et la gestion de la trésorerie de l’entreprise est optimisée. Les équipes n’ont plus à s’atteler à des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent désormais réaliser des tâches qui participent mieux au développement de l’entreprise.

Was sind die Nachteile?

das Implementierung der Digitalisierung de documents peut cependant se heurter à quelques freins pour certains PTE et PME. En effet, les risques de fraudes ne sont pas à écarter comme les données transitent via le réseau. Les chiffres et les informations pourtant confidentielles peuvent ainsi être modifiés sans que l’entreprise s’en rende compte. Il existe toutefois des dispositifs de sécurité tels que le système d’archivage électronique ou la signature électronique qui permettent de sécuriser efficacement les documents numérisés. La mise en place de serveurs performants est également indiquée afin d’éviter les problèmes de stockage. Certes, de tels équipements peuvent parfois s’avérer couteux à l’achat, mais il reste que les rendements se ressentiront sur le long terme.