Die Herausforderungen der Entmaterialisierung, Bremsen und Vorteile

Auswirkungen der Dematerialisierung dokumentieren1

Dematerialisierung ist für eine große Anzahl von Unternehmen unabhängig von ihrem Tätigkeitsbereich unverzichtbar geworden. Die Vorteile der Einrichtung eines solchen Tools sind nicht mehr zu diskutieren. Für diejenigen, die sich dieser Art von Lösung zuwenden möchten, sind hier die Grundlagen.

Warum sich für die Entmaterialisierung von Dokumenten entscheiden?

Das Archivieren von Papierdokumenten ist für Unternehmen nicht immer eine leichte Aufgabe. Um die Verarbeitung, aber auch die Speicherung aller Dokumente zu erleichtern, wurde die Entmaterialisierung von Dokumenten erstellt. . Das Scannen von Dokumenten erleichtert nicht nur den Zugriff auf die Unternehmensdatenbank, sondern ermöglicht auch eine bessere Dokumentenverwaltung und eliminiert vor allem Papier vollständig aus allen Dateiverarbeitungsprozessen. Die Dematerialisierung ermöglicht es, sowohl den Austausch des Unternehmens mit den Mitarbeitern zu sichern als auch die Produktivität zu steigern und reduzieren ihre ökologischen Auswirkungen. Das Unternehmen kann auch seinen Cashflow besser verwalten, seine Investitionskapazität verbessern, sein Image verbessern und vor allem bei seinen Mitarbeitern (Banken, Lieferanten, Kunden usw.) Bekanntheit erlangen.

Die Vorteile papierloser Dokumente

Demat-DokumentDie Entmaterialisierung von Dokumenten betrifft sowohl PTEs als auch KMU und multinationale Unternehmen. Ihre Vorteile sind so vielfältig wie vielfältig Angefangen bei der Verbesserung der Rechnungsprozesse über die Bearbeitung von Rechnungen bis hin zum Gestalten und Senden. Hinzu kommen reduzierte Kosten, einschließlich Druck-, Archivierungs-, Papier- und Umschlagkosten sowie Porto. Durch die Implementierung der Automatisierung von Rechnungsstellungsprozessen werden auch die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen und Mahngebühren gesenkt und das Risiko von Fehlern und Betrug dauerhaft beseitigt.

Der Rechnungsverarbeitungsprozess (Vorbereitung, Versand, Validierung) wird ebenfalls vereinfacht und das Unternehmen hat eine bessere Kontrolle über die Vertraulichkeit seiner Sendungen.Dies liegt daran, dass die Verarbeitung digitaler Rechnungen im Vergleich zur Verarbeitung von Papierrechnungen schneller ist.Das Verfolgen des Sendens und Empfangens von Rechnungen wird vereinfacht, wodurch das Risiko verspäteter Zahlungen und Streitigkeiten verringert wird.Die Zahlungsbedingungen werden ebenfalls verkürzt, die Rückverfolgbarkeit der Buchhaltung verbessert, der Austausch sicherer und das Cash-Management des Unternehmens optimiert.Teams müssen sich nicht mehr mit Aufgaben mit geringer Wertschöpfung befassen und können nun Aufgaben ausführen, die besser zur Entwicklung des Geschäfts beitragen.

Was sind die Nachteile?

das Implementierung der Digitalisierung Dokumente können jedoch für einige PTEs und KMU auf einige Bremsen stoßen.In der Tat kann das Betrugsrisiko nicht ausgeschlossen werden, wenn die Daten durch das Netzwerk übertragen werden.Zahlen und vertrauliche Informationen können somit geändert werden, ohne dass das Unternehmen dies bemerkt.Es gibt jedoch Sicherheitsvorrichtungen wie die elektronische Archivierung oder elektronische Signaturen, die gescannte Dokumente effektiv schützen.Die Implementierung effizienter Server wird ebenfalls angezeigt, um Speicherprobleme zu vermeiden.Während der Kauf solcher Geräte manchmal teuer sein kann, werden die Renditen auf lange Sicht spürbar sein.